Afdelingsmøder
Hvad er et Afdelingsmøde?
Afdelingsmødet er afdelingens højeste myndighed. De beslutninger, der her træffes, er gældende indtil næste ordinære afdelingsmøde. Dog kan afdelingsmødet ikke træffe beslutninger, der ligger ud over de i lovgivningen foreskrevne regler.
Afdelingsmødet indkaldes med 4 ugers varsel.
På afdelingsmødet fremlægger formanden bestyrelsens beretning for det forløbne år. Her vil typisk blive omtalt de aktiviteter og initiativer bestyrelsen i årets løb har foretaget og de arrangementer, der i årets løb har været afholdt i bebyggelsen.
Formanden fortæller også om de opgaver, der ligger for den kommende periode.
Herefter vil der være spørgsmål og kommentarer fra beboerne. Alle kan spørge om alt, hvad der har med bebyggelsen at gøre. Almindelige hverdagsting, som reparation og mangler i den enkelte lejlighed bør dog ske til ejendomskontoret i åbningstiden. Dette er ikke opgaver, der kan løses på et afdelingsmøde.
Typiske spørgsmål kan være: Trænger vore fodhegn ikke til reparation; bliver der snart ryddet op i vore cykelkældre; der er noget galt med vores skiltning i bebyggelsen, hvornår bliver træerne stynet og spørgsmål af samme karakter.
Det kan også være forslag og kommentarer til fællesaktiviteter, klubvirksomhed og spørgsmål omkring beboerhuset.
Dog kan det ikke være forslag, der har økonomiske konsekvenser. Disse skal fremsættes som forslag til afdelingsmødet senest 2 uger før.
Dette vil fremgå af indkaldelsen til afdelingsmødet. Heraf vil det fremgå, hvornår og til hvem forslag skal indsendes. Hvis spørgsmålet har økonomiske konsekvenser, vil administrationen undersøge disse og dette vil så indgå i debatten om det fremsendte forslag.
Beboerne er altid velkomne til at henvende sig til afdelingsbestyrelsen, hvis man ønsker hjælp til at formulere et forslag eller ønsker anden hjælp i den forbindelse.
Efter debatten stemmes så om de enkelte forslag. Her gælder almindeligt stemmeflertal.
Et forslag, der nedstemmes på afdelingsmødet, kan dog forlanges udsendt til urafstemning blandt beboerne, hvis et stemmeflertal af de fremmødte forlanger dette.
Regnskabet for sidste hele kalenderår fremlægges og gennemgås. Oftest vil det være en person fra administrationen, der forelægger regnskabet og kommenterer de enkelte poster. Regnskabet har i forvejen været udsendt 1 uge før afdelingsmødet, så beboerne har kunnet sidde hjemme og gennemgå det.
Herefter kan der stilles uddybende spørgsmål til regnskab. Regnskabet skal ikke godkendes, men tages til efterretning.
Driftsbudgettet for det kommende år fremlægges. Også dette har været udsendt på forhånd. Budgettet gennemgås også og der kan knyttes kommentarer til de enkelte poster.
Budgettet skal, modsat regnskabet, godkendes. Her gælder også almindelig stemmeflertal.
Herefter skal der foretages en række valg til bestyrelsen. Formand og kasserer vælges særskilt. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter finder herefter sted.
For alle disse valg gælder, at de er for en 2-årig periode, således at formand og halvdelen af bestyrelsen er på valg det ene år, kasserer og den anden halvdel af bestyrelsen det næste. Suppleanter vælges hvert år.
Der skal ligeledes foretages et valg af repræsentanter til Boligforeningens repræsentantskab. Dette valg kan dog af forsamlingen overlades til den kommende bestyrelse at foretage, da det typisk vil være medlemmer af afdelingsbestyrelsen, der er repræsenteret her.
Afdelingsmødet slutter af med punktet eventuelt, hvor emner af noget mere uformel karakter kan tages op. Der kan nemlig ikke træffes nogen beslutninger under punktet, hvorfor man skal huske at fremsætte sine kommentarer under formandens beretning.
Til alle valg har det enkelte lejemål 2 stemmer, uanset husstandens størrelse.
En typisk dagsorden for et afdelingsmøde ser således ud:
1) Valg af dirigent.
2) Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde.
3) Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år.
4) Behandling af indkomne forslag.
5) Valg af formand for afdelingsbestyrelsen
6) Valg af øvrige medlemmer til afdelingsbestyrelsen
7) Valg af suppleanter for 1 år
8) Eventuelt valg af medlemmer og suppleanter til repræsentantskabet.
9) Eventuelt.
Tidsplan:
Afdelingsmødet indkaldes med 4 ugers varsel.
Forslag der ønskes behandlet på afdelingsmødet skal fremsættes 2 uger før.
1 uge før afdelingsmødet udsendes regnskab, budget samt evt. indkomne forslag.